Zo koppel je Google Drive aan Office

Als ZZP’er krijg je vaak te maken met de feedback van je opdrachtgever. Denk aan opmerkingen in je Word-document. Maar waar vind je de ruimte om samen te werken in hetzelfde document? Dat kan via een cloudopslag. Oftewel een stukje ruimte op het internet. Het voordeel is dat dit veel overzichtelijker is dan het heen en weer mailen van documenten. Bekende (en gratis) vormen van cloudopslag zijn Google Drive en Dropbox. Wij leggen je hier uit hoe dat werkt.

 

Als je Google Drive of Dropbox downloadt, worden deze programma’s opgeslagen in het mapje Windows Verkenner. In dit mapje kun je vanuit Word, Excel en andere Office-programma’s bestanden opslaan en openen. Klik op ‘Bestand’ > ‘Opslaan’ en blader vervolgens naar de map van Google Drive of Dropbox om bestanden in de cloud op te slaan of op te zoeken.

 

Bestanden delen via Google Drive

 

Hoe je een bestand via Google Drive deelt met je zakelijk contact of collega, is afhankelijk van het feit of hij/zij wel of niet een Google-account heeft.

 

Ontvanger met Google-account
Het is erg gemakkelijk bestanden te delen met anderen die een Google-account hebben. Jij bepaalt of zij het bestand mogen bekijken, erop mogen reageren of het zelfs mogen bewerken. Bij dit laatste moet je het bestand wel eerst converteren naar een Google Documenten-, Spreadsheets– of Presentaties-bestand. Klik op het bestand en vervolgens op ‘Delen’. Onder ‘Mensen’ geef je aan naar welk e-mailadres of welke groep je het wilt sturen. Bepaal wat de ontvanger met het bestand mag doen (bekijken, reageren of bewerken) en klik op ‘Verzenden’ om een e-mail te versturen.

 

Ontvanger zonder Google-account
Heeft de ontvanger geen Google-account? Kies er dan voor om een link naar het bestand te delen. Nadat je op ‘Delen’ hebt geklikt, kies je rechtsboven voor ‘Deelbare link ophalen’. Bepaal vervolgens wat de ontvangers met het bestand mogen doen (bekijken, reageren of bewerken) en plak de link in een e-mail of op de plek waar je de link wilt delen.

 

Wat extra handig is, is dat je de app van Google Drive kunt downloaden op je Android of iOS toestel.

 

Bestanden delen via Dropbox

 

Bij Dropbox kun je bestanden delen door een e-mail te versturen met daarin een link. Zodra je een document bewaart in de Dropbox-map, verschijnt rechts in Excel of Word een Dropbox-venster. Klik daar op ‘Link delen’. De link naar het gedeelde document wordt op het Windows Klembord geplaatst. Je kunt het via e-mail nu aan iedereen versturen met wie je het bestand wilt delen. Ook Dropbox kun je downloaden voor zowel Android als iOS toestellen. Zo kun je ook documenten delen met andere apparaten.

 

Met je bestanden opgeslagen in de cloud weet je tenminste zeker dat je ze nooit kwijt bent. Ook als je computer crasht of je telefoon gestolen wordt, vind je je documenten altijd terug in de cloud. Dat stelt niet alleen jou, maar ook je klanten gerust. Via welke cloud ga jij jouw Office-bestanden delen?

Reacties

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Bekijk mobiele versie