Handig je agenda bijhouden

Handig je agenda bijhouden

Heb je soms het idee dat je hoofd vol zit met afspraken en taken? Als je je agenda goed gebruikt kan dat veel kopzorgen wegnemen. En met agenda bedoelen we niet dat papieren vodje vol hanenpoten. Nee, als professional kun je niet meer zonder digitale agenda. En met deze tips haal jij het maximale uit je planning.

 

 

Instellen van je werkagenda op je telefoon

Met al die verschillende agenda’s op je computer, telefoon en tablet zie je door de bomen het bos niet meer. Je wilt natuurlijk dat jouw agenda altijd en overal te bekijken en bewerken is, bijvoorbeeld op je werktelefoon. Dit doe je door je agenda’s synchroniseren. Hoe dat precies werkt verschilt per dienst en device, maar het is zeker de moeite waard om dat even uit te zoeken. Uiteindelijk scheelt het je heel veel tijd én frustratie.

 

Geen nachtwerk               

Plan jij vaak afspraken om 3 uur ’s nachts? Waarschijnlijk niet. Toch nemen de lege, nachtelijke uurtjes een groot deel van je scherm in beslag. Vaak kun je in je digitale agenda instellen dat bepaalde uren niet worden weergegeven, bijvoorbeeld tussen 00:00 en 07:00. Die dagelijkse afspraak in dromenland vergeet je niet zo snel.

 

Jaaroverzicht

Ben je grote, langdurige projecten aan het inplannen en kun je wel wat overzicht gebruiken? Kijk eens bij de instellingen, een jaarweergave is vaak heel makkelijk aan je digitale agenda toe te voegen.

 

Je agenda goed instellen is één ding, maar het is nog veel belangrijker om je agenda daarna ook goed te gebruiken. Hieronder nog een aantal tips voor structuur in je planning.

 

Meteen noteren

Je digitale agenda heb je altijd bij de hand, op je laptop of je smartphone. Maak er daarom een gewoonte van om afspraken altijd meteen in je agenda te zetten. De grootste vijanden van een goede planning zijn de uitspraken: ‘Ik onthoud het wel’ en ‘Ik schrijf het straks wel op.’ Als je een afspraak genoteerd hebt hoef je er niet meer aan te denken en kun je je focussen op andere taken. Bovendien kun je voorafgaand aan elke afspraak een melding instellen, zo loop je nooit meer het risico dat je er één vergeet.

 

Houd je aan de geblokte tijd

Een agenda geeft alleen structuur als je je ook aan de planning houdt. Merk je tijdens een vergadering dat het geplande uurtje te kort is voor de 28 agendapunten die besproken moeten worden. Geef aan dat je beperkt de tijd hebt, wees streng en houd de klok in het oog.Gaat het weer over koetjes en kalfjes? Kap het af, anders zit je er morgen nog.

 

Reistijd

Heb je een afspraak buiten de deur? Schrijf het adres in je agenda en blok ook de reistijd. ’Het is een half uur rijden, dan is een half uur reistijd toch genoeg?’ Nee, want er zijn allerlei beren op de weg. En files.. Noteer daarom ook het telefoonnummer van de klant, zodat je kunt bellen als je te laat dreigt te komen.

 

Met deze tips gaat het sowieso lukken om structuur aan te brengen in jouw drukke dagindeling. Vergeet trouwens niet wat tijd in te plannen voor de boekhouding. Geen paniek! Ook op dat gebied hebben we een aantal handige adviezen.

Reacties

  • Fred schreef:

    Google agenda werkt helemaal top en kost niets. Werk er al jaren mee. Ahold ook.

  • Laat een reactie achter op Fred Reactie annuleren

    Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

    Bekijk mobiele versie