Orde in je mailbox

Orde! In je mailbox

De laatste vrijdag van november staat bekend als E-mailloze Vrijdag.. Géén mails. Fijn? Of word jij al gek van het idee? Een uitpuilende mailbox is – eerlijk is eerlijk – nergens goed voor. Het levert stress op, vreet MB’s als je je mail ook op je smartphone leest en je verspilt kostbare minuten aan onnodig zoeken. Hoe moet het dan wel? Dit zijn de trucs.

 

Houd je aan de AAA-belofte

Helemaal clean in je mailbox blijf je met de AAA-belofte. Werkplektrainer Annemiek Tigchelaar zweert erbij en schreef er zelfs een boek over. Deze methode houdt in dat je, zodra er een mail binnenkomt, beslist wat je ermee doet. Kan je de mail Afdanken (je hoeft er niets mee), kun je hem Archiveren (je hoeft er niet direct iets mee, maar moet de inhoud wel bewaren) of moet je Actie ondernemen?

 

Twee-minuten-regel

Ook slim: het Inbox Zero-principe. De basisregel hierbij is de twee-minuten-regel. Kun je een binnengekomen e-mail binnen twee minuten afhandelen? Doen! Meteen. Geen smoesjes. Langere taken zet je op een to-do-list. Niet in je inbox, maar in de daarvoor bestemde map. Die je dan To-Do noemt. Of een andere mooie pakkende titel 😉

 

Makkelijk: mappen maken

Zowel voor de AAA-belofte als voor het Inbox Zero-principe geldt: maak mappen. Dat geeft zo’n lekker overzicht. Dit is een handige verdeling:

 

  1. In afwachting

Hierin zet je mails waar je nu zelf niets mee hoeft te doen, maar waarop je antwoord verwacht van iemand anders.

 

  1. In actie

Dit is de work in progress-bak. In deze map komen mails die je moet beantwoorden of waarmee je iets anders moet doen, maar wat niet metéén kan. Deze acties en antwoorden nemen dus meer dan twee minuten in beslag.

 

  1. In archief

Hoef je niets te doen met de mail, maar staat er wel informatie op die je moet bewaren? Bewaar de mail dan in een archiefmap, liefst in de juiste submap (projecten bijvoorbeeld, inlogcodes, dat soort dingen). Alleen als het echt belangrijk is. Gooi verder alle mail weg en laat vooral niets in je inbox staan. Niks. Nada. Noppes!

 

Op maildieet

Een moeilijke misschien, maar wel een belangrijke: je hoeft niet constant in je mailbox te zitten. Echt niet. Zet al die pop-ups, alarmen  en dergelijke uit en kijk drie keer per dag. Om 10.00 uur, net na de lunch en een uur voordat je weggaat is zat. Heus. En de grap is: hoe minder mails je zelf verstuurt, hoe minder je er terugkrijgt

 

Als je inbox nu al 1000+ is

Voor een fitte mailbox geldt eigenlijk hetzelfde als voor een fit lichaam: je moet er wat voor doen. Dus reserveer een uurtje, zet je telefoon op stil, klik Facebook weg en stroop die mouwen op. Geen smoezen, gewoon doen. Mails van ruim een jaar oud hoef je echt niet afzonderlijk te bekijken. Die kunnen gewoon weg. De belangrijkste mails van een maand oud zijn waarschijnlijk al afgehandeld. En de rest? Die kun je archiveren in de juiste map. Je kunt ook gebruik maken van de AutoArchive-functie van Outlook, al krijg je daarmee je kersverse systeem nog steeds niet lekker in de vingers. Want: oefening baart kunst.

 

Dicht is dicht

Ben je er een dagje niet of een week? Gun jezelf dan een afwezigheidsmelding. Op je smartphone lees je alles even snel, maar zo gooi je ook je fijne nieuwe werkwijze in de war. Natuurlijk kun je mail ook vanaf je smartphone archiveren. Maar zeg nu zelf: je actiemodus is toch anders vanuit kantoor dan in het park. Pas die Email-loze Vrijdag dus gewoon lekker toe op elke vrije dag.

Reacties

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Bekijk mobiele versie