Microsoft Office hacks

Je werkstuk over walvissen maakte je waarschijnlijk nog in WP 5.1, je scriptie in Word. Nu, 20 jaar later en zo’n 10 versies verder is Word nog steeds het meest gebruikte tekstverwerkingsprogramma. En ondanks dat jij en Word way back gaan, valt er nog genoeg nieuws te ontdekken. 6 hacks die je vast nog niet wist.

 

#1 Twee documenten naast elkaar bekijken op één scherm
Als je twee documenten met elkaar moet vergelijken, of je moet om de haverklap terugkijken naar de brontekst, dan klik je je een ongeluk tussen twee documenten. Je doet jezelf een groot plezier door ze in één scherm te openen. Dat doe je zo: open beide documenten en klik bij Beeld op Bekijk naast elkaar. Je kunt zelfs kiezen of je ze synchroon wil scrollen of niet.   

 

#2. Slimme shortcuts maken

Over knippen en plakken hoeven we je niks te vertellen natuurlijk en het zit er dik in dat je ook wel weet dat je met CTRL+A alles selecteert. Handig, die shortcuts. In Word kun je ze dus ook zelf instellen. Gebruik je bijvoorbeeld dagelijks een ç of een ©, dan maak je er op je toetsenbord gewoon een snelcombinatie van. Hoe dat moet lees je hier.

 

#3 Tijd besparen met hotspots

Wanneer je werkt in een groot document scroll je jezelf al gauw een muisvinger. Wil je even iets bewerken in een eerdere alinea, ben je zo weer een paar minuten verder met zoeken. Met deze truc bespaar je jezelf tijd én frustratie. Microsoft Word houdt namelijk bij welke gedeelten van een document het meest recent bewerkt zijn. Yep, ook nadat je het document hebt opgeslagen, afgesloten en opnieuw geopend. Zelfs met een document dat je een week geleden voor het laatst hebt bewerkt. Je gebruikt hotspots in Word door bij het openen op Shift+F5 te drukken om naar het meest recent bewerkte gedeelte in een tekst te springen. Door herhaaldelijk te F5’en spring je tot drie stappen terug in de tijd. Op Word 2016 voor Mac werkt dit hetzelfde. Andere handige tijdwinners vind je hier.  

 

#4 Neptekst vullen

Niets zo storend als staren naar een wit scherm. Heb je de juiste informatie nog niet, maar wil je wel door met je werk, dan biedt neptekst uitkomst. Dan is het wel zo handig dat het voor iedereen duidelijk is dat de tekst neptekst is. Want wee je gebeente als het document al verstuurd wordt ter beoordeling en de vulstukken worden voor goede content aangezien. Om die reden is er Lorem Ipsum. Iedereen die Lorem ipsum-tekst ziet, weet dat het om opvultekst gaat. En wist je dat je voor Lorem Ipsum helemaal niet het net op hoeft? Word heeft het gewoon ingebouwd. Het enige dat je hoeft te doen is =lorem(p,l) typen, waarbij je p vervangt door het aantal paragrafen dat je wilt genereren en l door het aantal zinnen. Werk je op een Mac? Typ dan =rand(). Zodra je op Enter drukt, heb je een mooi – en duidelijk – stukje vulling staan.

 

#5 Excel in Word

Heb je een tabel nodig, dan kun je die best in Word maken. Kopiëren vanuit Excel kan ook, al kun je dan rekenen op gepruts (en gevloek). Meestal is het eindresultaat een statisch object waar je niets mee kunt qua berekeningen. Door een Excel-bestand in te voegen in een Word-document, behoudt het Excel-document zijn rekenkracht. Je kunt het Excel-document bewerken, opslaan en de inhoud laten vernieuwen in Word. Klik op Invoegen / Objecten ga naar het tabblad Bestand gebruiken. Plaats een vinkje bij Koppelen aan bestand en kies je Excel-document. Zo voeg je het Excel-bestand (met al zijn eigen talenten) in in je Word-document. Zodra je het Word-document in de toekomst opent, zal Word vragen of je de inhoud van het Excel-document wilt verversen. Handmatig bijwerken kan ook: klik met de rechtermuisknop op het Excel-object en kies Koppeling verversen.

 

#6 Van PDF naar Word

PDF’s versturen we bij de vleet, maar soms is het niet kunnen bewerken van de inhoud eerder een vloek dan een zegen. In Word kun je geen PDF’s meer bewerken (tenzij je gaat kopiëren en plakken in een nieuw document. Gedoe!) Wat je wel kunt doen is dit: bij https://docs.zone kun je een pdf-document uploaden en laten omzetten naar een Word-document. Het resultaat is goed en je zit meteen te werken in plaats van te klooien.

 

Met minder werk aan Word blijft er meer tijd over voor zaken doen. En Telfort Zakelijk helpt daar graag een handje bij.

Reacties

  • W. van de Bor schreef:

    van pdf naar word!
    kan ook met een OCR programma wat gratis is te downloaden.
    scannen van een witdruk in OCR en omzetten naar Word kan ook.

  • Edwin van Noort schreef:

    Erg zinvol! Leuk gedaan! Toch weer drie dingen bijgeleerd die me tijdwinst opleveren. Kan ik fijn meer bellen! 🙂

  • Yvonne Verhoeff schreef:

    Goeie tips, bedankt!

  • T van der Weijde schreef:

    Ik ben zeer geïnteresseerd in de door u aangeboden microsofthacks maar ik kan er met mijn iMac niet veel mee.
    Ik geef een voorbeeld :#5 Excel in Word
    Ik open een wordpagina en ga naar : invoegen. Daar vind ik alleen een tabel-invoegmogelijkheid, geen objecten, en evenmin : bestand gebruiken noch; koppelen aan bestand.Lig dit aan mij? Graag reactie

  • mmg schreef:

    fijn deze informatie. Kan ik goed gebruiken. bedankt.

  • Pieter J. schreef:

    =rand() werkt niet bij Word for Mac. De syntaxis is dan =rand(5,3) ofwel 5 paragrafen van 3 regels. In de Nederlandstalige versie krijg je dan niet lorum ipsum maar Pa’s wijze lynx bezag vroom het fikse aquaduct (een zinnetje dat alle letters van het alfabet bevat).

  • Mart Spreeuw schreef:

    Goede tips daar heb ik wat aan.

  • Geef een reactie

    Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *